In orice companie, performanta este asociata cu doua procese deosebit de importante, si anume managementul si modul de masurare a acestuia. In timp ce primul reflecta legatura dintre entitate si punerea in aplicare a strategiilor, al doilea proces se concentreaza pe identificarea, urmarirea si comunicarea rezultatelor obtinute cu ajutorul indicatorilor de performanta. Practic, organizatiile folosesc pentru evaluare masuratori care trebuie sa respecte un context strategic, tactic si operational larg, cunoscute si drept KPIs, care au capacitatea de a ilustra gradul de atingere al unui parametru dorit.
Ce inseamna KPI?
Key Performance Indicator (KPI) sau indicatorul cheie de performanta este un instrument cuantificabil pentru masurarea obiectivelor de business. Acesta variaza intre companii si industrii in functie de criteriile de performanta urmarite de fiecare dintre ele. Indicatorii cheie de performanta masoara succesul unei companii fata de un anumit set de obiective, tinte ori societati concurente din industrie. In general, categoriile de utilizare a KPI-urilor sunt domeniul financiar, serviciile, investitiile, dezvoltarea, sectorul resurselor umane, managementul riscului, activitatile de suport, achizitiile publice si juridice, operatiunile, sistemele, managementul si guvernarea. Indicatorii de performanta contribuie la determinarea realizarilor strategice, financiare si operationale ale unei organizatii, de pilda pot arata ce reprezinta cifra de afaceri a companiei in comparatie cu a altei firme din acelasi sector.
Un KPI include o valoare de baza, valoarea tinta si praguri de stare.
- Valoarea de baza – este un camp calculat ce trebuie sa aiba ca rezultat o valoare, cum ar fi profitul pentru o anumita perioada;
- Valoarea tinta – reprezinta tot un camp calculat, dar care are ca rezultat o valoare tinta, absoluta;
- Praguri de stare – este vorba despre zona dintre minim si maxim, care ii ajuta pe utilizatori sa compare valoarea de baza cu valoarea tinta.
Care sunt caracteristicile unui KPI ales corect?
Cele mai citite articole
Nu orice valoare masurabila poate fi considerata indicator de performanta. Daca ne referim la statistici precum numarul de angajati sau numarul de facturi emise, acestea nu pot fi repere comparative sau predictibile in termeni de evaluare a performantei. KPI trebuie sa raspunda unor intrebari de genul „Unde ne situam”, „Unde ne dorim sa ajungem” sau „Cum putem sa facem asta”. Pentru a fi relevant un indicator de performanta trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
- Sa fie masurabil pentru a putea oferi un raport complet asupra business-ului;
- Sa fie corelat cu obiectivele de marketing;
- Sa aiba un impact urias asupra afacerii;
- Sa exprime o tinta care sa se potriveasca perfect cu masuratoarea urmarita;
- Sa se bazeze pe o sursa de date clar definita;
- Sa ajute afacerea prin faptul ca redirectioneaza utilizatorii catre actiuni de baza privind traiectoria organizatiei;
- Sa fie un metric care sa poata fi luat in vedere o perioada indelungata, pentru a lua din timp cele mai bune decizii.
Care este rolul indicatorilor de performanta?
KPIs se regasesc in zona masurarii a trei elemente – activitate, profitabilitate si productivitate. In general, indicatorii de performanta furnizeaza dovezi obiective ale progresului organizatiei in ceea ce priveste obtinerea rezultatului dorit, masoara ceea ce isi doreste compania sa evalueze ca sa poata lua cele mai bune decizii si ofera date comparabile care masoara gradul de modificare a performantei in timp. Mai exact, KPI poate urmari eficienta, calitate, actualitatea, eficacitatea, economia, conformitatea, comportamentele, utilizarea resurselor performanta personalului sau a proiectului.
Exista numerosi indicatori de performanta utilizati pentru masurarea succesului precum KPIs financiari (marja de profit net sau brut, fluxul operational de numerar, cifra de afaceri, cresterea veniturilor, creante curente), KPIs pentru vanzari (valoarea contractelor semnate intr-o perioada de timp, vanzarile nete, timpul mediu/costul mediu pentru conversie) sau KPIs operationali (timpul necesar pentru achizitie, evaluarea satisfactiei angajatilor, timpul de onorare a comenzilor). In zona de marketing, indicatorii de performanta pot fi numarul de clienti potentiali calificati, audienta unui mesaj/reclame, traficul lunar pe website ori rata de conversie, iar daca vorbim din punct de vedere al clientilor cota de piata, rata produselor returnate, valoarea medie a bonului de achizitie sau numarul clientilor care revin sunt considerati KPIs.
Afacerile de succes utilizeaza seturi de 5-7 indicatori de performanta pentru a gestiona si urmari progresul planurilor de dezvoltare. Pentru a evalua corect performanta business-ului, companiile trebuie sa ia in considerare utilizarea indicatorilor strategici, care ofera informatii conducerii, dar si indicatorii manageriali care furnizeaza date despre disponibilitatea resurselor si cei operationali care vin cu detalii referitoare la performantele individuale.
