Evenimentele business au castigat popularitate de-a lungul timpului, fiind ocazii perfecte pentru dezvoltarea companiilor, crearea de noi parteneriate sau prezentarea strategiilor si a ideilor de afaceri. Aceste evenimente sunt deopotriva dedicate mediului extern al unei companii (conferinte, lansari, prezentari, intalniri cu partenerii de afaceri si colaboratori) si mediului intern al companiei (sedinte de comunicare, team building-uri, training-uri etc.).
Sala de conferinta este la momentul actual un element foarte important si necesar, ce nu lipseste din cadrul hotelurilor sau a cladirilor cu birouri. Drept urmare, modul de amenajare a unei astfel de sali ar trebui sa includa piese corespunzatoare de mobilier, precum si accesorii specifice, pentru ca cei ce participa la evenimentele business sa se simta confortabil. Investitia in amenajarea salii de conferinta este pe termen lung, asadar decorarea ei ar fi bine sa fie facuta in cel mai bun, elegant si stilat mod posibil.
Iata patru idei de amenajare care pot contribui la transformarea salii de conferinta intr-o experienta business de apreciat:
Aspectul salii de conferinta
Inainte de organizarea unui eveniment business, ar trebui sa se tina seama in primul rand de aspectul salii. Spre exemplu, un design elegant, de bun gust, dar simplu in acelasi timp, poate fi mult mai apreciat decat un spatiu incarcat. De asemenea, lumina naturala este mult mai indicata pentru a crea o atmosfera primitoare, iar daca in cadrul evenimentului se va folosi un video-proiector, atunci sunt recomandate jaluzele orizontale.
Ar trebui sa se puna accent pe confortul participantilor la eveniment, ceea ce inseamna ca un sistem eficient si discret de ventilatie ar fi de dorit, precum si un cadru indeajuns de spatios.
Alegerea mobilierului potrivit
Mobilierul este unul dintre cele mai importante elemente intr-o sala de conferinta. Acesta ar trebui sa reprezinte cu succes compania, iar in acest sens se poate opta pentru o masa dreptunghiulara (lunga) din lemn si scaune pentru sali de conferinta elegante, special destinate amenajarii unei astfel de incaperi.
Se recomanda, de asemenea, alegerea unui mobilier cu greutate redusa, pentru ca reconfigurarea salii (in functie de tipul de eveniment) sa poata fi facuta cat mai usor. In ceea ce priveste scaunele, acestea ar trebui sa fie de calitate, iar materialele durabile.
Numarul de locuri disponibile
Configurarea salii si alegerea mobilierului depind foarte mult de numarul de locuri – daca sala de conferinta are peste o suta de locuri, este indicat sa se renunte la o masa voluminoasa in mijloc. Astfel, scaunele necesare tuturor participantilor pot fi dispuse in toata sala, iar de-a lungul unui perete se poate amplasa o masa de dimensiuni mai mici.
Daca sala de conferinta este mai mica, atunci lucrurile se simplifica – se poate opta pentru o masa in centrul incaperii și scaune dispuse de-a lungul ei.
Zonă de aprovizionare
Un eveniment business poate dura chiar si cateva ore, astfel incat nu ar fi rau daca te-ai gandi la amenajarea unei mici zone de aprovizionare in sala de conferinta. Aici, participantii pot servi o gustare, un aperitiv, și li se poate pune la dispozitie sticle cu apa, suc sau cafele.
Multe dintre marile companii au adoptat acest concept, iar succesul a fost pe masura atat in randul angajatilor, cat si in randul partenerilor de afaceri sau colaboratorilor. În general, o astfel de zona se amenajeaza intr-un colt mai retras al salii, pentru a nu distrage atentia participantilor activi la sedinta, prezentare, curs, iar ca sfaturi de design, ai putea organiza un bufet rece pe care sa-l completezi cu un aparat de cafea si un frigider pentru bauturi, in limitele bugetului pentru protocol al companiei.
In concluzie, amenajarea unei sali de conferinta este un detaliu reprezentativ pentru dezvoltarea companiei – o sala eleganta și confortabila va fi apreciata atat de catre angajati, cat si de catre partenerii de afaceri sau colaboratori.
