Atunci când vorbim despre documente, cele mai frecvente întrebări sunt legat de modalităţile în care putem să le păstrăm în siguranţă şi bine organizate. Dacă şi tu îţi doreşti ca documentele tale să fie în ordine şi la loc sigur, acest material vine în întâmpinarea întrebărilor tale cu sfaturi şi idei simple şi eficiente, numai bune de pus în practică.
Modalităţi prin care să te asiguri că actele tale sunt organizate şi la loc sigur:
Cu toţii cunoaştem acel moment în care un document de care aveam neapărată nevoie părea că a intrat în pământ şi lungile căutări ce au urmat. Pentru ca acest scenariu deloc plăcut să nu se mai repete, iată ce poţi face:
Ţine toate actele într-un singur loc
Una dintre erorile comune pe care le fac oamenii atunci când vine vorba despre păstrarea actelor în locuri separate. Pentru a te asigura că nu le rătăceşti, indicat este să îţi păstrezi toate documentele în acelaşi loc.
Investeşte într-un tocător de hârtie
O parte din procesul de a avea toate actele organizate este să separi actele importante (certificat de naştere, diplome academice, certificat de căsătorie, titlu de proprietate, contracte, etc.) de documente cu importanţă limitată, cum sunt facturile şi chitanţele. Pentru a evita aglomerarea, documentele din a doua categorie se recomandă să fie revizuite periodic şi, pentru a elibera spaţiu în timp ce protejezi informaţiile sensibile, precum numele complet, adresa sau datele cardului bancar, este recomandat să investeşti într-un tocător de hârtie, care să te ajute să distrugi documentele devenite inutile şi să îţi protejezi datele în acelaşi timp.
Foloseşte foliile de plastic
Un alt mod prin care poţi să te asiguri că documentele tale sunt în siguranţă este să le protejezi prin folosirea banalelor folii de plastic. Astfel, documentele tale nu riscă să fie pătate sau să se depună praful pe ele, iar tu nu vei întâmpina probleme, aşa cum s-ar întâmpla în cazul plastifierii lor. Optează pentru folii de plastic de la CRT Birotica şi asigură-te că documentele tale sunt protejate de accidente fără să depui prea mult efort.
Scanează-le
Da, este recomandat să ne păstrăm documentele în stare fizică, într-o condiţie ireproşabilă cât mai mult timp, dar asta nu înseamnă că timpul nu le va deteriora. Pentru a evita acest tip de probleme, este indicat să creezi copii digitale ale documentelor importante şi să le stochezi în siguranţă, fie într-un cloud, fie pe un dispozitiv de tip ledger, la care doar tu şi membrii familiei să aveţi acces.
Investeşte într-o cutie de valori
Familiare din filme, cutiile de valori ne duc adesea cu gândul la bijuterii preţioase, lingouri de aur sau bani care trebuie păstraţi undeva. Cu toate acestea, însă, o cutie de valori este o modalitate excelentă prin care să-ţi păstrezi documentele importante într-un singur loc, departe de praf şi posibile pete. Alege un model de cutie de valori ignifug, iar grijile tale legate de acte vor dispărea cât ai clipi.
Avem cu toţii momente în care ne dăm seama că nu mai ştim unde am pus un document sau altul de care am avea nevoie chiar atunci, însă vestea bună este că aceste momente pot deveni tot mai rare dacă îţi iei câteva momente să te organizezi. Soluţiile pentru organizarea şi păstrarea documentelor au devenit simple şi accesibile, tocmai pentru ca tu să nu iroseşti resurse în proces.
Sursa foto: pexels.com
