Top 1
Sala în care se desfășoară o conferință este extrem de importantă, căci ea setează cadrul încă de la început, înainte să înceapă evenimentul.
Un spațiu pregătit corespunzător nu numai că oferă o experiență plăcută tuturor invitaților, dar te ajută și să eviți posibile dificultăți, încurcături sa mici accidente care pot distrage atenția de la scopul întâlnirii.
Acestea fiind spuse, iată tot ce trebuie să pregătești pentru sala de conferințe!
1. Un suport vizual pentru scris
Indiferent de tematica întâlnirilor, întotdeauna va fi nevoie de explicarea unor concepte, planuri, idei sau procese. Iar în acest caz, un suport fizic, precum o tablă magnetică pentru sala de conferință, este opțiunea perfectă. Aceasta se montează ușor și rapid și este extrem de versatilă, disponibilă în mai multe dimensiuni și chiar mai multe culori.
Pentru o sală clasică de conferință, o tablă magnetică albă, de dimensiuni direct proporționale cu spațiul, este cea mai bună soluție.
2. Un ecran digital
Pe lângă suportul fizic destinat scrisului, diagramelor și schițelor, o sală dotată corespunzător are nevoie și de un ecran multimedia, pentru prezentări, clipuri video și alte materiale vizuale.
Optează pentru o plasmă de calitate și monteaz-o pe perete, la nivelul ochilor celor care o privesc atunci când stau așezați la masă. Astfel, te asiguri că orice conferință decurge minunat pentru toți participanții.
3. Un proiector
O altă soluție pentru prezentări sau materiale vizuale este și videoproiectorul, alături de o suprafață specială de proiecție. Aceasta poate fi și tabla magnetică, dacă este suficient de mare.
Poziționează tot echipamentul astfel încât proiecția să fie în locul și unghiul perfect, ușor vizibil pentru toată lumea din sală.
4. Echipament tehnic
Toate dotările de mai sus au nevoie de echipament tehnic corespunzător. La acest capitol, menționăm prizele, prelungitoarele și toate tipurile de cabluri necesare.
Cele mai citite articole
De asemenea, o sală de conferință trebuie să fie dotată și cu elementele necesare pentru încărcarea laptopurilor invitaților și conectarea device-urilor la ecrane.
5. Mese modulare
Conferințele pot avea multe forme de organizare, iar invitații pot fi așezați în funcție de tematică sau de tipul discuției.
De exemplu, sala poate fi aranjată în stil teatru – invitații vor sta pe scaune alăturate, privind cu toții spre vorbitor. De asemenea, sala poate fi pregătită cu mese așezate una în prelungirea celeilalte, în formă de L, de T sau de U.
De aceea, pentru a putea acomoda orice set-up, cumpără pentru sala de conferință mese modulare, versatile, care se pot muta cu ușurință în orice poziție și care pot forma cadrul perfect raportat la spațiul sălii.
6. Scaune confortabile
Scaunele reprezintă și ele un element esențial pentru o sală de conferințe. Acestea trebuie să fie, în primul rând, suficiente pentru orice set-up. Apoi, trebuie să alegi scaune confortabile, de preferat cu spătar, care să asigure confortul participanților.
Totodată, scaunele ideale trebuie să fie și ușoare, pentru manevrare facilă înainte și în timpul evenimentelor.
7. Luminile potrivite
Iluminatul este un element pe care trebuie să-l abordezi cu multă grijă într-o sală de conferințe. Majoritatea evenimentelor necesită o lumină bună în toată sala, în special în zona speakerului.
Cu toate acestea, uneori, în cazul conferințelor care durează mai mult sau unde se proiectează clipuri video, va fi nevoie și de o lumină de intensitate redusă, confortabilă pentru ochi.
Astfel, cea mai bună soluție este iluminarea sălii cu spoturi LED, montate direct pe tavan, care pot fi acționate atât împreună, cât și separat. Pentru un cadru ideal, alege spoturi cu lumina ajustabilă ca intensitate și temperatură. Astfel, te asiguri că îndeplinești orice condiții.
În final, nu uita să dotezi sala și cu produse consumabile, precum pixuri și foi pentru notițe, pahare și recipiente pentru apă și cafea. Sunt mici detalii care vor face diferența!
